Archivio
1. Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente
(magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici
territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone)
durante lo svolgimento della loro attività. I documenti che compongono
l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario
detto "vincolo archivistico". In questa accezione si usa spesso la parola fondo
come sinonimo di archivio.
2. Locale in cui un ente conserva il proprio archivio.
3. Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione.
Busta
Unità di consistenza. E' il contenitore nel quale vengono raccolti e
conservati i fascicoli o - nel casi di atti singoli non raggruppati in
fascicoli - i documenti sciolti. Si usano come sinonimo di busta le parole
faldone e cartella. Si possono trovare usate nello stesso senso anche le parole
mazzo, fascio, pacco, filza.
Tali denominazioni, specifiche di aree storiche geografiche differenti, individuano in realtà; le originarie unità archivistiche costituite, a fini di conservazione, da raggruppamenti più; o meno organici di documenti. La parola filza (che ha assunto significati un po' diversi in differenti territori) deriva dall'uso risalente al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo d'ufficio e quindi legati insieme facendo talora passare uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago.
Deposito
1. E' l'atto mediante il quale gli enti pubblici trasferiscono, ove non
vogliano o non possano provvedere direttamente alla conservazione del proprio
archivio storico, la documentazione all'Archivio di Stato competente. L'ente
resta proprietario dell'archivio e può rientrarne in possesso. Anche i
privati possono depositare le loro carte presso gli Archivi di Stato o altre
istituzioni.
2. Locale nel quale un ente conserva la documentazione.
Dichiarazione di notevole interesse storico
E' l'atto emanato dal soprintendente archivistico, mediante il quale vengono imposti al privato, possessore o detentore di un archivio [che é stato ritenuto di notevole interesse storico N.d.R.], una serie di obblighi tesi a garantirne la conservazione e la consultabilità.
Documento
Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con osservanza
di determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di
prova. L'archivistica tende a ricomprendere sotto la dizione di documento tutta
la documentazione di cui si compone un archivio, anche se si tratta di
documenti informali, lettere private, documenti a stampa, fotografie, ecc.
Fascicolo
Unità archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato
affare, collocati all'interno di una camicia o copertina - in ordine
cronologico. Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile, di
un archivio, mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si considera
unità soltanto ai fini della conservazione materiale.
Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se l'archivio non é organizzato secondo criteri sistematici è frequente trovare una pluralità di fascicoli miscellanei.
Fondo
Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature,
organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici territoriali e
non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo
svolgimento della loro attività. I documenti che compongono l'archivio
sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto "vincolo
archivistico". In questa accezione si usa spesso la parola archivio come
sinonimo di fondo.
Guida
Strumento di ricerca. Descrive sistematicamente tutti i fondi conservati in un
istituto archivistico o in una pluralità di istituti archivistici che
hanno la stessa natura istituzionale. Nel primo caso si parla di guide
particolari, nel secondo di guide generali.
Di massima le guide generali e particolari forniscono una descrizione a livello di fondo, serie o sottoserie.
Esistono anche guide tematiche che descrivono soltanto quei fondi conservati in uno o in una pluralità di istituti archivistici nei quali si conservino documenti relativi a un determinato tema di ricerca: spesso forniscono descrizioni anche a livello di unità archivistica o di singolo
documento.
Inventario
Strumento di ricerca. Descrive in maniera analitica o sommaria tutte le
unità archivistiche di un fondo ordinato.
Ordinamento
Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica
alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla
metà del secolo scorso si é affermato in Italia il metodo basato
sul rispetto del principio di provenienza o metodo storico che consiste nel
restituire alle serie dei documenti l'ordine originario. Tale metodo comporta
la necessità di studiare l'ordinamento dell'ente che ha prodotto le
carte, le sue funzioni, l'organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui
aveva organizzato il proprio archivio. Nell'ordinamento si tiene conto di
eventuali successivi ordinamenti, dei mutamenti istituzionali e, in
corrispondenza con essi, di possibili trasferimenti di carte da altri uffici o
ad altri uffici.
Registro
Unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel
registro vengono trascritti o registrati per esteso o per sunto documenti e
minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e
annotazioni costitutive dell'atto giuridico. Spesso si usa impropriamente
l'espressione volume come sinonimo di registro.
Scarto
Operazione con cui si destina al macero parte della documentazione di un
archivio prima del versamento nell'Archivio di Stato o nella Sezione storica
dell'archivio di un ente pubblico.
Manca in Italia un'espressione specifica per indicare l'operazione di valutazione per lo scarto che, evidentemente, rappresenta il momento qualificante nella selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente.
Serie
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee all'interno di
un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.
Sorveglianza
Indica l'insieme delle funzioni relative alla valutazione per lo scarto dei
documenti prodotti dalla pubblica amministrazione, alla preparazione dei
versamenti e al controllo della corrette gestione degli archivi correnti degli
uffici statali. Tali funzioni sono esercitate da apposite commissioni di
sorveglianza istituite per tutti gli uffici centrali e periferici dello Stato e
di cui é sempre membro di diritto un archivista di Stato.
Titolario
Quadro di classificazione articolato in categorie e eventualmente in ulteriori
sottopartizioni, in base al quale i documenti dell'archivio corrente vengono
raggruppati secondo un ordine logico.
Tutela
Indica l'insieme delle funzioni attribuite alle Soprintendenze archivistiche
relative alla tutela degli archivi degli enti pubblici, territoriali e non
territoriali, e degli archivi privati, conservati di massima presso l'ente
produttore o presso istituzioni culturali diverse dagli Archivi di Stato.
Versamento
Operazione mediante la quale un ufficio centrale o periferico dello Stato
trasferisce periodicamente la propria documentazione non più occorrente
alla trattazione degli affari, nel competente Archivio di Stato, previe
operazioni di scarto. La legge prevede che debbano essere versati i documenti
relativi agli affari esauriti da oltre un quarantennio, ma ove esiste pericolo
di dispersione o danneggiamento, gli Archivi di Stato possono anche accogliere
documentazione più recente.
Vigilanza
Indica l'insieme delle funzioni attribuite alle Soprintendenze archivistiche
relative alla tutela degli archivi degli enti pubblici, territoriali e non
territoriali, e degli archivi privati, conservati di massima presso l'ente
produttore o presso istituzioni culturali diverse dagli Archivi di Stato.
Vincolo
archivistico
Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono
l'archivio di un ente.
Volume
Unità archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La
parola attiene all'aspetto esterno dei documenti e distingue quelli che si
presentano come unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in
buste. Di fatto la parola viene usata spesso come sinonimo di registro.